Wie ein Kindergarten die Elternzufriedenheit mithilfe von Umfragen steigerte

Herausforderung

Der Kindergarten befand sich in einer paradoxen Situation. Die Lehrkräfte waren kommunikativ, entgegenkommend und beantworteten bereitwillig die Fragen der Eltern. Dennoch stieg die Anzahl der Beschwerden über die Kommunikation im letzten Jahr enorm an. Eltern beschwerten sich, dass sie nicht wüssten, was im Kindergarten passiert, dass sie nicht genügend Informationen erhielten und dass sie nach allem selbst fragen müssten. Die Kindergartenleitung hatte keine Ahnung, wo das eigentliche Problem lag.

Lösung

Die Kindergartenleiterin schickte den Eltern daher eine anonyme Umfrage zur Kommunikationszufriedenheit. Die Ergebnisse zeigten, dass das Problem nicht in der Kommunikation mit den Lehrkräften lag, sondern im Fehlen eines einheitlichen Kommunikationssystems. Jede Lehrkraft kommunizierte anders, die Eltern wussten nicht, was sie erwarten konnten, und alle improvisierten. Auf Grundlage der Umfragedaten führte die Leiterin einen standardisierten Prozess ein und testete ihn kontinuierlich mit weiteren Umfragen.

Ergebnis

Nach 6 Monaten stieg die Kommunikationszufriedenheit von 68 % auf 94 %. Die individuellen Beschwerden gingen zurück, und die Lehrkräfte erhielten einen einheitlichen Prozess, durch den sie mehrere Stunden pro Woche einsparen, die sie zuvor mit improvisierter Kommunikation in der Garderobe verbrachten. Die Atmosphäre zwischen Kindergarten und Eltern beruhigte sich deutlich.

Feedback von den Eltern einholen

Der Kindergarten verfügt über ein Team hervorragender und professioneller Lehrkräfte. Alle sind entgegenkommend und kommunikativ. Dennoch stieg die Anzahl der Kommunikationsbeschwerden im Laufe des Jahres von nur 4 auf alarmierende 22. Die Eltern wiesen auf verschiedene Situationen hin. Einige störte es, dass die Marienkäfer-Klasse jeden Tag Fotos erhielt, während sie nichts bekamen. Andere beklagten sich, dass die Lehrerin in der Garderobe 10 Minuten über den Tag im Kindergarten sprach, während die Eltern leider in Eile waren. Ein weiterer Teil der Eltern verstand nicht, warum sie selbst nach Informationen fragen mussten und ihnen niemand etwas sagte, wenn sie nicht fragten.

Auch die Lehrkräfte selbst wussten nicht, was richtig war. Wenn sie versuchten, die Eltern in der Garderobe nicht aufzuhalten, warfen diese ihnen mangelnde Information vor. Wenn sie den Tag ausführlich schilderten, schätzten es einige Eltern, andere wirkten desinteressiert. Und wenn die Lehrkräfte jede Woche eine lange E-Mail über alles schickten, was die Kinder gemacht hatten, wussten sie nicht, ob sie überhaupt jemand las.

Die Kindergartenleitung beschloss daher, eine anonyme Umfrage an alle 85 Familien zu senden.

Was hat die Umfrage aufgedeckt?

82 von 85 Familien beantworteten die Umfrage, was eine hervorragende Rücklaufquote von 96 % ergab. Und die Ergebnisse? Sie zeigten ein klares Problem. 71 % der Eltern haben keine Ahnung, was sie vom Kindergarten in Bezug auf Kommunikation erwarten können. Aus den offenen Antworten ging klar hervor, dass die Eltern unsicher waren, ob sie aktiv fragen oder lieber warten sollten, bis die Lehrkräfte ihnen von sich aus etwas mitteilen. Viele verglichen sich mit anderen Klassen und verstanden nicht, warum die Kommunikation bei ihnen anders funktionierte. Einige fühlten sich sogar peinlich berührt, wenn sie mehr Fragen stellten als andere Eltern. Die Daten zeigten jedoch auch eindeutige Präferenzen. 82 % der Eltern wünschen sich tägliche Informationen (Fotos, Aktivitäten), 94 % benötigen eine sofortige Nachricht bei Problemen und 76 % bevorzugen Online-Kanäle statt Gesprächen in der Garderobe. Und worüber wollen sie immer informiert werden? Verletzung oder Krankheit (100 %), Nahrungsverweigerung (89 %) oder Konflikte mit anderen Kindern (93 %). Das Problem war nicht, dass die Eltern nicht kommunizieren wollten – sie wussten einfach nicht, wie und wann sie es tun konnten.

Lösung: Einheitlicher Kommunikationsstandard

Auf Grundlage der Umfragedaten schlug die Kindergartenleitung ein klares System vor, das in allen vier Klassen gleich funktioniert. Jeden Tag ab 15:00 Uhr hängen in der Garderobe 3-5 Fotos mit einer kurzen Beschreibung der Aktivitäten. Das dauert für die Lehrkräfte nur 5 Minuten, und die Eltern sehen beim Abholen ihres Kindes, was die Kinder während des Tages gemacht haben. Wenn etwas Wichtiges passiert, wie eine Verletzung, Krankheit, ein Kind zweimal das Essen verweigert oder einen Konflikt mit Freunden hat, kommt eine sofortige Nachricht oder die Eltern werden telefonisch informiert. Jeden Freitag um 16:00 Uhr kommt per E-Mail eine wöchentliche Zusammenfassung: was die Kinder gemacht haben, welche Fortschritte sie erzielt haben und was nächste Woche geplant ist. Einmal im Monat erhalten die Eltern dann eine individuelle Bewertung der Fortschritte ihres Kindes in Schlüsselbereichen wie soziale Fähigkeiten, Motorik, Sprache oder Selbstständigkeit. Und wenn sie etwas persönlich besprechen müssen, können sie problemlos einen persönlichen Termin vereinbaren. Endlich haben alle Klarheit – sowohl Eltern als auch Lehrkräfte.

Was hat sich geändert

Nach einem halben Jahr stieg die Kommunikationszufriedenheit von 68 % auf 94 %. Die individuellen Beschwerden sanken von 22 auf nur 3. Die Lehrkräfte sparten 3-5 Stunden pro Woche ein, die sie zuvor mit chaotischen Gesprächen in der Garderobe verbrachten, und haben jetzt klare Regeln und wissen, was wann zu kommunizieren ist. Die Eltern wissen endlich, was sie erwarten können. Die Atmosphäre im Kindergarten hat sich beruhigt, und alle vier Klassen kommunizieren einheitlich. Regelmäßiges Feedback in Form von Kontrollumfragen nach 3 und 6 Monaten zeigte, was tatsächlich funktioniert und was angepasst werden muss. Dank der Offenheit gegenüber Feedback konnte die Kindergartenleitung das System kontinuierlich entsprechend den realen Bedürfnissen von Eltern und Lehrkräften verbessern.